Stále preferujete textové směnice a postupy? Vítejte v minulém století 😎.
Základem fungování každé firmy je činnost. Někdo něco dělá, dodržuje pravidla, dodává výsledky. Činnost spotřebovává čas lidí i strojů. Pokud má být vykonána kvalitně a efektivně, vyžaduje od lidí přiměřené schopnosti. Také software a další vybavení.
💡Máme-li pod kontrolou činnosti, můžeme dostat pod kontrolu procesy. Opačně to nefunguje.💡
Zní to logicky? Tak teď příklad z praxe.
Mapovali jsme procesy na oddělení radiologické medicíny jedné významné nemocnice. Pacienti jsou po vyšetření nějakou dobu kontaminováni radioaktivní látkou, všechny zbytky jídla a další odpad musí být likvidovány podle přísných pravidel. Jak byla činnost likvidace radioaktivního odpadu popsána v interních směrnicích? Aby sestra na oddělení získala informaci, jak správně postupovat, musela prostudovat 4 textové dokumenty, které se odkazovaly jeden na druhý. Celkem 95 stran textu. A to vše kvůli jediné, byť důležité, činnosti, která se v procesním modelu dala popsat 6 jednoduchými větami – pracovními pokyny. Obrázek to názorně ukazuje.
Jako každý pracovník musela sestra 14 dní po nástupu podepsat, že se seznámila s řídicí dokumentací nemocnice, která čítala více než 6000 stran. To, pro případ soudních sporů, kdy zaměstnanec vlastní chybou způsobí škodu, jak nám vysvětlil management. Schopnost sestry vykonávat práci bez chyb tímto podpisem pravděpodobně nebyla dotčena.
💡 Nahrazujeme textové dokumenty procesním modelem. 💡
V procesním modelu v ATTISu jsme činnost elektronicky popsali datovým objektem. Ten v popisu obsahoval šest jednoduchých vět – návod ke správnému postupu. Přes matici odpovědnosti jsme činnost propojili s dynamickým popisem pracovního místa sestry. K činnosti jsme datově připojili příslušný informační systém, ke kterému byl sestře zřízen přístup. Pro činnost jsme také definovali kompetence, které musí sestra prokázat, aby činnost mohla vykonávat. Všechny textové řídící dokumenty jsme datově připojili k procesu jako celku.
Vlastník procesu pak zodpovídá za to, každá činnost procesu je popsána tak, aby uživatelům poskytla jasné a stručné pokyny a současně splňovala požadavky všech externích i interních norem. Jednoznačně, přehledně – dostupné na kliknutí do procesní mapy.
💡 Jaké jsou benefity takového řešení?💡
👉 Jednoznačné stanovení odpovědností, pravomocí a pravidel pro všechny činnosti.
👉 Online popis pracovního místa generovaný automaticky z procesů.
👉 Přesný kompetenční model každého zaměstnance generovaný automaticky z procesů.
👉 Přesná specifikace požadavků na informační systém a další zdroje.
👉 Přesné a rychlé provádění změn.
👉 Možnost měřit a hodnotit kteroukoli činnost v procesu i proces jako celek.
👉 Radikální omezení textových směrnic a dalších dokumentů.
👉 Snadná příprava pro automatizaci a využití AI v procesech.
Na úrovni vize a strategie se rozhoduje jakým směrem se firma bude rozvíjet. Na úrovni činností získáváte kontrolu nad výsledky, zdroji i změnami.
Ještě máte stále popisy činností ve své firmě rozesety ve směrnicích, pracovních náplních, pracovních postupech? Zaspali jste dobu. Neváhejte a něco s tím dělejte.
Napsat komentář